Dica: “Não consigo trabalhar na minha lista de contextos porque fico apenas nas ações com prazo para o dia”

Hoje eu gostaria de dar uma dica para quem tem muitas ações para um único dia.

Muitas vezes os prazos são tantos que podemos nos sentir frustrados porque não estamos acessando a lista por contexto e trabalhando nas ações que não têm prazo. Alguém já se sentiu assim?

Meu “truque” para quando isso acontecer é, após terminar tudo aquilo que tem prazo, me “obrigar” (de leve né gente) a fazer pelo menos uma açãozinha sem prazo de algum contexto. No final das contas, acabo fazendo umas duas ou três e isso me dá uma sensação de estar sendo muito mais produtiva!

Quis compartilhar essa dica então. Espero que ajude! 

PS: Se você não conseguir terminar as ações com prazo para o dia (acontece!), não se cobre tanto. Renegocie os prazos com você mesmo, avise quem estiver envolvido, e procure ajustar seu planejamento das próximas vezes.

Personalizando a sua lista de pendências para a captura no GTD

Quando a gente fala sobre captura, para o GTD, o que o David diz é que, sempre que tivermos coisas nos preocupando, ou estivermos armazenando informações na nossa mente, a ideia é tirar da cabeça e passar para um lugar mais confiável – escrevendo no papel, por exemplo. Todas essas capturas devem ser centralizadas em uma caixa de entrada, que deve ser processada ao longo do dia e, as informações, alocadas no lugar mais apropriado.

Para facilitar esse exercício de “esvaziar a mente”, ele apresenta, no livro, uma lista de possíveis gatilhos que a gente pode usar para revisar e verificar se alguma coisa ali nos lembra de providências diversas que podemos tomar.

O que muita gente não sabe é que é possível personalizar essa lista de gatilhos de pendências, e neste vídeo de hoje eu falo sobre como é possível fazer essa personalização, além de dar dicas sobre o volume gerado quando a gente comeca a fazer essa prática da captura.

Planner do GTD para imprimir (oficial)

No site oficial do GTD, existem muitos materiais bacanas para quem quiser se organizar. Todo ano, eles lançam um planner em papel, em PDF, para compra e download, para quem quiser usar as listas do GTD em formato de papel.

O planner 2018 tem uma imagem lindíssima na capa e contém os seguintes itens:

  • Notas / Entrada
  • Calendário 2018 no formato adaptado para o GTD
  • Listas de Próximas Ações
  • Lista de Projetos
  • Seção para suporte a projetos
  • Listas de Algum Dia / Talvez
  • Suporte a horizontes mais elevados (foco e direção)
  • Páginas de Referência
  • Páginas de Contatos
  • Páginas extras

São 284 páginas no total, que podem ser impressas ou usadas no computador (PDF editável).

Você pode comprar o planner no formato Júnior ou Carta. Veja um modelo das páginas aqui.

Para verificar os modelos ou comprar os planners, acesse este link.

Boa opção para quem gosta de organizar o GTD no papel.

Eu já comprei esse planner uma vez para conhecer e fica realmente muito bacana em um fichário. E, se você comprar uma vez, nos outros anos pode comprar apenas o arquivo com o calendário atualizado para o ano em questão (que a DAC também disponibiliza).

Revisão Semanal #2

A Revisão Semanal é uma orientação.

Não fique preocupado com a frequência com a qual você a fará. Você pode querer fazer mais de uma ao longo da semana. E, aos poucos, ter mais controle sobre as suas coisas, de modo que consiga fazer apenas uma revisão em uma semana.

Quanto mais a Revisão Semanal se tornar um hábito para você, mais rápida ela se tornará. Quanto mais você acumular de materiais, mais você demorará para fazer, porque será muita coisa para verificar e atualizar.

Qualquer revisão é melhor que nenhuma. Se tiver 15 minutos para fazer sua revisão esta semana, é melhor do que não revisar nada. O mais importante é estabelecer o hábito.

Papel x tecnologia no GTD

Uma pergunta muito comum que surge quando uma pessoa começa a utilizar o método GTD é sobre que ferramentas escolher, e sempre surge a dúvida sobre usar ferramentas em papel ou digitais.

É importante dizer que o David Allen não prega nem uma coisa nem outra. Os sistemas do GTD são híbridos em sua essência, porque de qualquer maneira você terá que administrar e-mails (digital), documentos (impressos) e outras coisas que podem aparecer em ambos os formatos.

Portanto, não se preocupe em ser totalmente digital ou totalmente analógico, que é uma questão sem resposta.

O que você precisa, de fato, é entender como a metodologia funciona mas, essencialmente, como VOCÊ funciona para determinadas coisas. Para aí sim escolher as ferramentas que mais combinem com você para aquelas categorias específicas DENTRO do método GTD.

Vou falar um pouco sobre mim, pois exemplos podem ajudar.

Eu adoro papel. Muito. Porém, eu percebi que usar uma agenda de papel para ser meu CALENDÁRIO no GTD me atrapalhava muito. Por quê? Porque gosto da mobilidade das informações no digital. Gosto de alternar a visualização entre dia, semana, mês, ano. Gosto de mover os compromissos com facilidade. Gosto de criar um evento com recorrência e não precisar mais me preocupar com aquilo. Gosto de inserir informações no campo de “notas” do evento em si. Gosto muito de ter acesso instantâneo à minha agenda pelo meu celular, quando preciso consultá-la para dar uma resposta a alguém. Além de muitos outros recursos. (uso a Agenda do Google)

Para as minhas LISTAS, por exemplo, já tentei usar papel também. E até funciona bem. Porém, o copy & paste do digital é uma funcionalidade que traz muita praticidade para a minha vida, e que uso muito. Além disso, gosto de usar uma ferramenta que eu possa acessar tanto no meu computador quanto no meu celular. E, se precisar imprimir, sem problemas, eu imprimo. Mas eu não posso usar uma ferramenta que funcione apenas quando eu estiver online, pois me permito muitos momentos offline – não só porque quero, mas porque muitas vezes estou realmente sem acesso e aproveito esse tempo justamente para fazer algumas coisas que, sem acesso às minhas listas, eu não saberia que teria que fazer. (uso o Evernote)

Agora, para que eu gosto de usar papel? Essencialmente, para planejamentos. Fazer um mapa mental, escrever sobre o propósito, a visão do projeto, listar coisas, fazer brainstorms, desenhos, rabiscos. E, como uso o Evernote, posso muito facilmente digitalizar tudo e ter ao meu acesso quando quiser.

Eu também gosto de agendas de papel para planejamentos diversos que envolvam datas, como planejamentos de aulas, cursos, conteúdos. Antes de passar para a agenda “original” (no Google), eu planejo no papel até chegar a uma versão “final” legal. E não tem jeito – penso melhor usando papel, escrevendo e desenhando.

Também tenho sempre comigo um caderno de notas pequeno, para anotações diversas (CAPTURA), e um caderno um pouco maior, onde anoto referências (REFERÊNCIA): frases que ouvi, aprendizados etc. Também cadernos que uso para trabalhos diversos, como um caderno para anotações das sessões de coaching e consultoria que realizo e outro caderno para redigir scripts de aulas e vídeos.

Enfim, não se trata de ver papel “versus” tecnologia, e sim como a gente pode fazer bom uso das melhores ferramentas que se adequam a quem nós somos, e isso inevitavelmente vai trazer um kit de ferramentas diferente para cada um de nós.

Espero que este texto tenha esclarecido essa dúvida. 🙂

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Revisão Semanal #1

Este é um gentil lembrete da sua Revisão Semanal. 🙂
 
O David recomenda três coisas para a revisão: tornar claro, atualizar e ser criativo/a.
 
Tornar claro significa simplesmente esclarecer tudo aquilo que chegou até você desde a última revisão semanal e que ainda não foi esclarecido, de modo que você tenha um inventário completo de todas as coisas no seu mundo.
 
Atualizar significa garantir que seu sistema esteja revisado e atualizado, pronto para a execução no dia a dia.
 
E ser criativo/a é a “cereja do bolo”… é se dar de presente, ao final da revisão, a permissão de pensar em coisas que ainda não fazem parte ativamente da sua vida, mas pode ser que no futuro sim.

GTD e o Ano Novo

Esta tarde, primeiro dia do ano, eu ouvi o novo podcast do David Allen com a Kelly Forrister, chamado “Tips for a year-end review” (dicas para uma revisão de final de ano). Este podcast é público e pode ser ouvido gratuitamente aqui.

Creio que o podcast seja um recorte de um webinar maior que já ouvi sobre esse assunto no próprio GTD Connect (rede social para usuários de GTD, paga), pois me lembro de ouvir esse trecho antes, em algum lugar. Mas tomei algumas anotações que queria trazer aqui para vocês, sobre como eu vejo a relação do GTD com a chegada de um ano novo.

Para quem faz uma Revisão Semanal toda semana, a cada semana um ano novo é revisado. Essa é a minha visão. Porém, é claro que existem algumas vantagens de revisar o final e o começo de um ano novo civil, e é sobre isso que se trata esse podcast.

Uma das coisas que o David fala é sobre como ele gosta de revisar o ano que passou com a sua esposa, Kathryn. Eles revisam juntos o que conquistaram, o que fizeram, lugares para onde foram viajar, entre outras conquistas. E, do mesmo modo, imaginam juntos o que gostariam que fosse verdade ao final do próximo ano, pois isso é uma maneira de visualizar o que ainda não é real, mas nos traz ideias para trabalhar em projetos e objetivos.

Eu fiz esse exercício hoje (bem a calhar no primeiro dia do ano) e consegui pensar em algumas coisas legais para o meu ano. (Vou escrever mais sobre isso em um post futuro para o Vida Organizada – fique de olho !).

Outro ponto muito interessante que o David sugere é sobre o termo “CLEAN UP” – fazer uma limpa mesmo, em português claro. Porque, afinal, quando eu penso no que quero que seja verdade ao final do ano, certamente uma série de coisas não se encaixam. Quais são essas coisas? Já posso me livrar delas? Como fazer isso? A ideia é ter essa reflexão, muito propícia.

Não só apenas relativo a coisas grandes, mas também pequenas. Precisa limpar o HD do computador? Organizar os pendrives, HDs externos? Documentos? E-mails? Espaço de trabalho? A própria casa? Sabe, um ano novo costuma nos dar motivação para que resolvamos coisas que já passaram da hora de serem resolvidas. Essa revisão pode estimular ainda mais. Como o David diz: “você não tem problemas; você só tem projetos”.

O que o GTD faz é nos ajudar a gerenciar a vida como um todo, e viradas de ano fazem parte dela. Apenas isso. 😉 Vamos gerenciar, como todo o resto.

Permaneça no caminho
“Por favor, permaneça no caminho”