A confiança no seu sistema

Nossas vidas são mais complexas do que qualquer sistema simples poderia coordenar. Por isso não existe a ferramenta perfeita. Nunca existirá. Porque cada pessoa é um universo diferente e tem uma maneira de lidar com as informações que chegam até ela.

O que o GTD proporciona é uma confiança onde você vai colocar sua atenção, seu foco, a qualquer momento. Mas isso não acontece automaticamente, nem usando ferramentas que automatizem o processo.

A maioria das pessoas tem ferramentas que usa razoavelmente bem individualmente, como calendário e listas de tarefas, mas o conteúdo delas acaba sendo quase que rudimentar, porque o que a gente precisa mesmo é de um sistema integrado com diferentes categorias de informações significativas, com lembretes de coisas relevantes da vida e do trabalho. E só uma estrutura externa organizada de maneira suficiente (e não “demais” ou de menos) vai te deixar livre para pensar, ser criativo, ter foco etc.

Pra começar, você precisa estar engajado com o conteúdo do seu sistema, e isso só acontece se ele estiver completo e atualizado. Isso ocorre se você capturar, esclarecer com frequência e fazer suas revisões semanais.

Um sistema que você confie, que esteja atualizado e que seja fácil de manusear vai garantir que qualquer coisa que chegue no seu mundo seja fácil de lidar também. Sua vida já é complicada demais para você ter um sistema que também seja complicado.

Isso não quer dizer que você não vá lidar com coisas complexas, maiores, bagunçadas ou completamente inesperadas. Na verdade, grande parte delas será assim, hehe. MAS um sistema vai fazer com que você opere de forma mais estável sobre tudo o que aparecer. É tipo ter um mapa, um rádio ok e um barco estruturado enquanto está passando por uma tempestade em alto mar. Você consegue saber onde você está e, com os recursos que tem, saber para onde vai e como chegar lá, mesmo com toda a tempestade rolando.

Sincronizar o seu mundo é uma habilidade para toda a vida. Recalibrar as coisas pode ser necessário o tempo todo. Uma mudança de emprego, de rotina, um novo projeto grande que você está coordenando – tudo isso são oportunidades de recalibrar as suas atividades e o seu nível de engajamento com o SEU mundo. Ninguém mais pode fazer isso por você. Ok, você pode ter uma equipe, marido/esposa e outras pessoas que facilitem o seu trabalho, te ajudem, você possa delegar, mas quem gerencia a coisa toda é você. No final das contas, é você que tem que pegar às 5 horas da tarde numa quinta-feira e analisar o que ainda consegue fazer.

E essa habilidade de relaxar e focar requer pensar de novo, recalibrar. Seu sistema precisa de cuidado constante. É tipo um tamagochi que você tem que alimentar, dar banho, ver se está crescendo demais e tomar providências. Para fazer isso, siga os cinco passos do GTD. Sem segredo. Com constância. Manter isso como hábito é a essência da maestria no caminho do GTD.

Chega num ponto que tudo começa a funcionar junto. Você não duplica mais nada, não perde mais nenhuma informação. Você simplesmente confia que você tem acesso ao que for necessário quando quiser ou precisar.

Por fim, simplesmente: seu sistema precisa ser funcional, confortável, e completo. Atualizado. E, para manter a roda rodando, faca revisões. Diferentes horizontes requerem revisões em períodos alternados – encontre o que funciona para você.

Lembre-se: um sistema não é um calendário, uma ferramenta isolada. É um conjunto de coisas que funciona junta. E quem faz esse link é você – seu entendimento, uso e experiência do método GTD.

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